ENTREPRISE RELATIONSHIP PLANNING

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

• Sejarah ERP

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

• Konsep Dasar ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Jadi ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere.

• Modul ERP

Modul ERP terbagi atas Modul Operasi, Finansial dan Akuntasi serta Sumber Daya Manusia yang masing-masing modul terdiri dari:

1. Modul Operasi

• General Logistics
• Sales and Distribution
• Materials Management
• Logistics Execution
• Quality Management
• Plant Maintenance
• Customer Service
• Production Planning and Control
• Project System
• Environment Management

2. Modul Finansial dan Akuntansi

• General Accounting
• Financial Accounting
• Controlling
• Investment Management
• Treasury
• Enterprise Controlling

3. Modul Sumber Daya Manusia

• Personnel Management
• Personnel Time Management
• Payroll
• Training and Event Management
• Organizational Management
• Travel Management

• Keuntungan Penggunaan ERP

1. Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

2. Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

3. Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yang bisa diukur antara lain:

• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan kontrol keuangan
• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

• Kelemahan Penggunaan ERP

1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

• Kurangnya komitmen top management
• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
• Kesalahan penghitungan waktu implementasi
• Tidak cocoknya software dgn business process
• Kurangnya training dan pembelajaran
• Cacatnya project design & management
• Kurangnya komunikasi
• Saran penghematan yang menyesatkan

• Software ERP

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source

• Acumatica
• Dynamics AX
• Compiere
• ORACLE
• JDE
• BAAN
• MFGPro
• Protean
• Magic
• aLTiUs
• SAP
• Onesoft
• IFS
• AGRESSO
• INTACS
• BOSERP
• EuClid System
• Mincom Ellipse
• Axapta
• SPIN – Datadigi Indonesia
• WD ERP-SYS

Berikut ini akan dibahas 2 contoh software ERP yaitu:

Microsoft Dynamics AX (Axapta) dan SAP

1. Microsoft Dynamics AX (Axapta)

Microsoft Dynamics AX (sebelumnya Axapta) adalah solusi yang tersedia saat ini yang paling dapat memberikan cakupan yang paling luas bagi perusahaan yang memiliki penghasilan menengah ke atas. Dengan memiliki sistem ini dapat membantu perkembangan bisnis secara cepat bahkan perluasan yang cepat di internet. Dynamic AX juga menyediakan dasar yang kuat untuk kesuksesan kolaborasi dengan para klien, mitra kerja, karyawan dan vendor.

Modul yang terdapat pada Ms. Dynamics AX adalah sebagai berikut:

• General Ledger
• Cost Accounting
• Bank
• CRM
• Accounts Receivable
• Accounts Payable
• Inventory Management
• Master Planning
• Production
• Human Resources
• Project
• Service
• Quistionnaire
• Shop Floor Control

Keuntungan Penggunaan Ms. Dynamics AX yaitu:

1. Microsoft Axapta merupakan solusi global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang   menggunakan bahasa atau mata uang yang berbeda. “Microsoft Axapta menyediakan solusi multi-site, multi-language dan multi-currency. Selain itu Dynamic AX juga dapat menyesuaikan diri dengan organisasi.
2. Dengan sistem yang terintegrasi serta kustomisasi yang tepat, kekeliruan pembukuan bisa langsung terlihat. Jadi, stok yang tercatat di buku dengan yang sebenarnya terjadi di lapangan tidak berbeda. Kebocoran biaya pun bisa diatasi. Selain itu kontrol produksi menjadi lebih mudah dilakukan sehingga kualitas dapat terjaga. Hal itu dapat mengurangi jumlah barang yang diretur oleh customer. Efisiensi pun meningkat.
   Microsoft Axapta sangat mudah digunakan karena berbasiskan software dari Microsoft yang sudah familiar bagi karyawan.
3. Microsoft Axapta juga mendukung dalam penyediaan beberapa pilihan fungsi yang menyeluruh. Termasuk di antaranya: Manufacturing, Distribution, Supply Chain Management, Project Management, Financial Management, Customer Relationship Management, Human Resource Management, Business Analysis, Enterprise Porta.

Kelemahan Penggunaan Ms. Dynamics AX yaitu:

1. Lisensinya mahal (biayanya relative besar).
2. Aplikasinya membutuhkan membutuhkan sumber yang sangat besar.

2. SAP (System Application and Product in data processing)

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut:

• SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (prosessales, shipping dan billing)
• MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
• PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
• QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
• PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
• HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
• FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuanfinancial reporting.
• CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
• AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
• PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol

Keuntungan Penggunaan SAP adalah sebagai berikut:

1. ERP memungkinkan integrasi global lebih mudah (Hambatan nilai tukar mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis).
2. Update hanya perlu dilakukan sekali untuk dilaksanakan perusahaan secara meluas
3. Memberikan informasi real-time, mengurangi kemungkinan kesalahan redundansi.
4. Menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien sehingga lebih mudah bagi karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka yang menyebabkan efektivitas.
5. Vendor memiliki pengetahuan dan keahlian masa lalu tentang cara terbaik untuk membangun dan menerapkan sistem.

Kelemahan Penggunaan SAP adalah sebagai berikut:

1. Dikunci dalam hubungan dengan kontrak dan pengelolaan dengan vendor, kontrak dapat menahan perusahaan dengan vendor sampai berakhir dan dapat menguntungkan untuk beralih vendor jika biaya switching terlalu tinggi.
2. Kekakuan paket dari vendor mungkin tidak cocok dengan model bisnis perusahaan secara tepat dan kustomisasi bisa sangat mahal.
3. Return on Investment mungkin memakan waktu terlalu panjang dalam menghasilkan keuntungan.
4. Implementasi SAP memiliki risiko kegagalan proyek.